Inhaltsverzeichnis

• Was bedeutet digitale Lohnabrechnung?
• Wie läuft eine digitale Lohnabrechnung ab?
• Vorteile und mögliche Nachteile im Überblick
• Rechtssicherheit, GoBD und DSGVO
• Digitale Lohnabrechnung im Kontext Fachkräftemangel
• Lösungsansätze und Systemarten im Vergleich
• Praxisbeispiel mit extern vermittelten Fachkräften
• Schlussgedanken zur digitalen Lohnabrechnung

Digitale Lohnabrechnung löst in vielen Unternehmen die klassische Papierabrechnung ab. Doch was steckt genau dahinter, welche gesetzlichen Anforderungen gelten und wo liegen Chancen und Risiken? Dieser Artikel erklärt Dir strukturiert, wie digitale Lohnabrechnung funktioniert, welche Systeme es gibt und warum das Thema gerade bei wechselnden Teams und Fachkräftevermittlung immer wichtiger wird.

Was bedeutet digitale Lohnabrechnung konkret?

Unter digitaler Lohnabrechnung versteht man den vollständig oder überwiegend elektronischen Prozess der Entgeltabrechnung – von der Datenerfassung über die Berechnung bis zur Bereitstellung der Lohnscheine.

Kernpunkte sind:

• Digitale Erfassung von Arbeitszeiten, Stammdaten, Zulagen, Abwesenheiten
• Abrechnung per Software (on-premise oder Cloud) nach aktueller Gesetzeslage
• Elektronische Übermittlung an Finanzamt, Krankenkassen, Sozialversicherung
• Digitale Bereitstellung der Abrechnungen für Mitarbeitende (Portal, App, PDF)
• Elektronische Archivierung nach GoBD- und DSGVO-Vorgaben

Wichtig ist: „Digital“ bedeutet nicht nur ein eingescanntes PDF, sondern einen durchgehend strukturierten, nachvollziehbaren und revisionssicheren Prozess.

Wie läuft eine digitale Lohnabrechnung ab?

1. Datenerfassung und -pflege

Am Anfang steht die Pflege der Stammdaten (Personendaten, Steuerklasse, Sozialversicherung, Bankverbindung, Vertragsart) und der Bewegungsdaten (Stunden, Schichten, Zuschläge, Zulagen, Reisekosten). Moderne Systeme binden dazu:

• digitale Zeiterfassung (Terminals, App, Browser)
• Projekt- und Baustellensoftware (z. B. Bau, Industrie, Dienstleistung)
• HR-Tools für Urlaub und Abwesenheiten

2. Berechnung und Prüfung

Die Software berechnet automatisiert Brutto- und Nettolöhne, Steuern, Sozialabgaben und Zuschläge. Entscheidend sind:

• hinterlegte Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen
• aktuelle gesetzliche Parameter (Beitragsbemessungsgrenzen, Pauschalen)
• individuelle Regeln, z. B. für Schicht-, Nacht- oder Auslandszulagen

Anschließend erfolgt meist eine fachliche Kontrolle durch Lohnbuchhaltung oder Steuerkanzlei.

3. Meldungen und Zahlungen

Im nächsten Schritt werden:

• ELSTER-Meldungen an das Finanzamt erstellt
• Sozialversicherungsmeldungen an Krankenkassen und Behörden übermittelt
• SEPA-Dateien für Löhne und Abgaben generiert und an die Bank übergeben

4. Digitale Bereitstellung und Archiv

Die Lohnscheine werden dann:

• im Mitarbeiterportal oder in einer Lohn-App bereitgestellt
• auf Wunsch zusätzlich per verschlüsseltem PDF versendet
• revisionssicher archiviert (meist 10 Jahre oder länger)

Vorteile und mögliche Nachteile im Überblick

Welche Vorteile hat digitale Lohnabrechnung?

• Zeitersparnis durch Automatisierung repetitiver Aufgaben
• Weniger Fehler dank Plausibilitätsprüfungen und klarer Workflows
• Schnellere Verfügbarkeit der Abrechnungen für Mitarbeitende
• Kostenreduktion durch weniger Papier, Porto und manuelle Nacharbeit
• Transparenz: Historie, Auswertungen und Reports auf Knopfdruck
• Standortunabhängigkeit – relevant bei verteilten Baustellen oder Filialen

Welche Nachteile oder Herausforderungen gibt es?

• Einführungsaufwand für Datenmigration, Rechtekonzept und Schulung
• IT-Abhängigkeit: Verfügbarkeit von System, Internet, Support
• Akzeptanzthemen bei Mitarbeitenden ohne digitale Routine
• Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen, die aktiv gemanagt werden müssen

Rechtssicherheit, GoBD und DSGVO: Was musst Du beachten?

Digitale Lohnabrechnung ist nur dann sinnvoll, wenn sie rechtssicher umgesetzt wird. Wichtige Aspekte:

• GoBD-Konformität: Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, vollständige Dokumentation des Prozesses.
• DSGVO: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, Datensparsamkeit, Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit Softwareanbietern, Informationspflicht gegenüber Mitarbeitenden.
• Zugriffskonzepte: Rollen- und Berechtigungssysteme, Protokollierung von Zugriffen.
• IT-Sicherheit: Verschlüsselung, gesicherte Verbindungen (TLS), regelmäßige Backups und Updates.

Besonders bei personenbezogenen Daten von externen Fachkräften (z. B. aus anderen EU-Ländern) ist Transparenz über die Datenflüsse entscheidend.

Digitale Lohnabrechnung im Kontext Fachkräftemangel

Der anhaltende Fachkräftemangel in der DACH-Region führt dazu, dass Unternehmen vermehrt mit:

• befristeten Arbeitsverhältnissen
• Werkverträgen
• Subunternehmen und ausländischen Fachkräften

arbeiten. Genau hier zeigt digitale Lohnabrechnung ihre Stärken:

• Schnelle On- und Offboarding-Prozesse bei häufig wechselnden Teams
• Standardisierte Abläufe trotz unterschiedlicher Vertragsformen
• Mehrsprachige Dokumente und strukturierte Daten für ausländische Fachkräfte
• Transparente Abrechnung – wichtig für Vertrauen und Bindung

Unternehmen, die arbeitsintensive Projekte (z. B. Bau, Industrie, Handwerk) mit wechselnden Teams besetzen, profitieren besonders von klar definierten digitalen Prozessen.

Lösungsansätze und Systemarten im Vergleich

Welche Systemarten gibt es?

• Eigene Lohnsoftware im Unternehmen (on-premise oder Cloud)
• Auslagerung an Steuerberater:innen mit digitalem Datenaustausch
• Payroll-Outsourcing an spezialisierte Dienstleister
• Hybride Modelle – z. B. eigene Zeiterfassung, externe Abrechnung

Vergleichstabelle: interne vs. ausgelagerte digitale Lohnabrechnung

Interne digitale Lohnabrechnung vs. externes Payroll-Outsourcing

• Interne Lösung
  • Vorteile: Hohe Kontrolle, individuelle Abbildungsfähigkeit, direkte Kommunikation.
  • Nachteile: Bedarf an Fachpersonal, Verantwortung für Updates, höhere Anfangsinvestition.
• Externes Payroll-Outsourcing
  • Vorteile: Entlastung, Zugriff auf Spezialwissen, klar kalkulierbare Kosten pro Abrechnung.
  • Nachteile: Geringere Flexibilität, Abhängigkeit vom Dienstleister, Schnittstellenaufwand.

Für Unternehmen mit vielen temporären Fachkräften und Subunternehmen ist oft ein hybrider Ansatz sinnvoll: interne digitale Zeiterfassung und Stammdatenpflege, kombiniert mit externer, spezialisierten Lohnabrechnung.

Praxisbeispiel: Digitale Lohnprozesse mit vermittelten Fachkräften

Wenn Du regelmäßig Fachkräfte über spezialisierte Vermittler einsetzt, spielt eine saubere digitale Lohnstruktur eine zentrale Rolle. Ein Beispiel ist die Vermittlung von Bau- und Handwerksfachkräften aus Osteuropa über Unternehmen wie die Arthemos GmbH, die innerhalb von 3–5 Tagen qualifizierte Kräfte – vom Baggerfahrer über Elektriker bis zum Schweißer – bereitstellen.

Typische Anforderungen an die Lohnabrechnung in solchen Konstellationen:

• Klare Zuordnung von Stunden zu Projekten und Baustellen
• Abrechnung unterschiedlicher Beschäftigungsformen (Werkvertrag, Festanstellung, Subunternehmen)
• Transparente Dokumentation für Auftraggeber, Prüfinstanzen und eigene Buchhaltung
• Mehrsprachige Kommunikation und verlässliche Datenbasis für alle Beteiligten

Hier zahlt sich ein digitaler Lohnprozess aus, der:

• Zeiten strukturiert erfasst
• Verträge und Stammdaten zentral verwaltet
• Lohn- und Honorarabrechnungen rechtssicher erstellt
• Reports für Controlling und Projektkalkulation bereitstellt

Unternehmen wie Arthemos, erreichbar unter +49 15144989273 oder per Mail an info@arthemos.de, unterstützen konzeptionell vor allem bei der schnellen Besetzung von Personalengpässen. Die interne digitale Lohnabrechnung bildet dann die Basis, damit diese Flexibilität finanziell und rechtlich sauber abgebildet werden kann. Über das Kontaktformular unter https://arthemos.de/unser-konzept/ lassen sich individuelle Szenarien besprechen.

Wer selbst vertrieblich in dieses Umfeld einsteigen möchte, findet im Karrierebereich von Arthemos (https://arthemos.de/karriere/) Modelle als selbstständige:r Handelsvertreter:in oder Quereinsteiger:in im Umfeld Fachkräftevermittlung – ein Umfeld, in dem digitale Prozesse vom Recruiting bis zur Abrechnung langfristig erfolgsentscheidend sind.

Schlussgedanken zur digitalen Lohnabrechnung

Digitale Lohnabrechnung ist weit mehr als ein PDF statt Papier: Sie strukturiert Deinen gesamten Entgeltprozess, reduziert Fehler, senkt Kosten und erhöht Transparenz – besonders wichtig bei wechselnden Teams, Subunternehmen und internationalen Fachkräften. Wer heute in rechtssichere, skalierbare Systeme investiert, schafft die Grundlage, um Fachkräftemangel flexibel zu begegnen und gleichzeitig die eigenen administrativen Abläufe zukunftssicher aufzustellen.